财务人员需要每天面对大量数据和信息,EXCEL作为帮助财务人员进行数据处理的强大通用工具,提升工作效率。
各种公司的名字太长,每天都要用,还不可以用简称怎么办?可以使用自动更正选项,来用短的字符代替要输入的长字符。
从【文件】进入【选项】后,点击【校对】,进入【自动更正选项】,按自己的需求填写。比如我这里设置将“建行”替换为“中国建设银行”,设置好之后,在Excel中输入【建行】,则会自动更正为【中国建设银行】。
选择成本科目时,数据验证配合名称管理器,再加上公式的组合,制作根据内容可变的下拉菜单,再多的科目都不怕了。接下来我们看看怎么实现吧。
Step1:定义名称
如上图所示,新建名称,在名称管理器,点击【新建】(下图定义的是名称,我可以随意输入),然后输入公式=OFFSET(项目名称!$A$1,,,,COUNTA(项目名称!$1:$1)),然后确定。
这里定义名称,是将数据表中的标题行定义为名称,作为一级下拉菜单。
Step2:设置一级菜单
如图所示,选中类别下面的单元格,在【数据】选项卡下点击【数据验证】旁的小箭头,选择【数据验证…】,允许下面选择【序列】,来源输入【=名称】,名称用快捷键【F3】选择也可以;
Step3:设置二级菜单
在F列【名称字段】下面设置二级菜单,再次设置数据验证,在来源处输入公式=OFFSET(项目名称!$A$1,1,MATCH($E2,名称,0)-1,COUNTA(OFFSET(项目名称!$A$1,1,MATCH($E2,名称,0)-1,100)))(只要数据行数小于100就不会有问题)
本次设置的二级菜单,就是当E列中选择一级菜单之后,F列自动列出预制对应的二级菜单。可以实现快速输入。
设置好之后,最终效果如下:
当我们在E列选择一个列别之后,F列会出现与之对应的二级项目,如图配电箱对应的七个二级项目。
今年公司效益好,老板说给每一位员工上调工资10%,怎么才能快速在Excel中反映这一变化呢?可以利用选择性粘贴替代简单的四则运算公式。
自定义单元格格式虽然可以把数字显示成大写金额,但是对于带小数的就不是这么好用了,而且不能直接复制,还需要利用剪贴板才行。我们还有什么办法可以得到吗?函数啊!TEXT函数可以把数字变成你想要的各种格式。公式很长,不能理解那就直接用吧。
=IF(B2=0,"零",IF(B2>-0.5%,,"负")&TEXT(INT(ABS(B2)),"[dbnum2]G/通用格式元;;")&SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TEXT(RIGHT(FIXED(B2),2),"[dbnum2]0角0分;;"),"零角",IF(ABS(B2)<1,,"零")),"零分","整"))
遇到几百行几千行数据汇总怎么办?除了数据透析表我们还有别的方法吗?其实很多时候,我们不需要使用复杂的数据透视表,在现有的表格基础上,就能快速汇总。比如所示,需要快速对每一个销售员的奖金进行汇总,可以这样操作:
提示大家一下,分类字段选择之前大家一定要按这个字段对内容进行排序,不然不会得到我们先不要的结果的。
几乎每个公司都有自己的财务系统,对于财务人员,常规的工作流程是就系统上导出来的数据再使用Excel进行整理分析,但是从系统导出来的金额多数是文本格式,直接用SUM函数求和出错,需要转换成数字格式才可以。
除了财务专业的知识外,这六个Excel技能,可以说是财务人员必掌握的,你觉得还有那些技能也是必备的呢?